策劃一個成功的大型活動，精心的策劃是必不可少的，但是一旦經費出了疑問，會打亂整個計劃組織，輕則延誤日期，重則使整個活動策劃不能順利進行下去。哈爾濱活動策劃公司提醒各位活動想要萬無一失應事前準備好以下七項必備經費：

　　1、交通費用

　　交通費用能夠細分為：

　　(1)、出發地至會務地的交通費用——包含航班、鐵路、公路、客輪，以及目的地車站、機場、碼頭至住宿地的交通

　　(2)、會議期間交通費用——主要是會務地交通費用，包含住宿地至會所的交通、會所到餐飲地點的交通、會所到商務外交場所的交通、商務考察交通以及其他與會人員能夠使用的預定交通。

　　(3)、歡送交通及返程交通——包含航班、鐵路、公路、客輪及住宿地至機場、車站、港口交通費用。

　　2、會議室/廳費用

　　具體可細分為：

　　(1)、會場安置租金——一般而言，場所的租借已經包含某些常用設施，譬如激光指示筆、音響系統、桌椅、主席臺、白板或者黑板、油性筆、粉筆等，但一些非常規設施并不涵蓋在內——比如投影設備、暫時性的裝飾物、展架等，需求加裝非主席臺發言線路時也能夠需求另外的核算。

　　(2)、會議設施租借費用——此有些費用主要是租借一些特殊設備，如投影儀、筆記本電腦、移動式同聲翻譯系統、會場展示系統、多媒體系統、攝錄設備等，租借時一般需求支付一定的使用保證金，租借費用中包含設備的技術撐持與維護費用。值得注意的是，在租借時應對設備的各類功效參數作出具體要求(一般可向專業的會議效勞公司征詢，以便獲得最適宜的性價比)，否則能夠影響會議的進行。另外，這些會議設施由于品牌、產地及新舊不一樣，租借的價錢能夠相差很大。

　　(3)、會場安置費用——若是不是特殊要求，一般而言此有些費用包含在會場租借費用中。若是有特殊要求，能夠與專業的會議效勞商協商。

　　(4)、其他撐持費用——這些撐持一般包含廣告及打印、禮儀、秘書效勞、運輸與倉儲、娛樂保健、媒介、公共關系等。基于這些撐持均為暫時性質，若是會議主辦方別離尋找這些行業撐持的話，其成本費用能夠比市場行價要高，若是讓專業會議效勞商署理，將獲得價錢相對比較低廉且效勞專業的撐持。

　　對于這些單項效勞撐持，主辦方應盡能夠細化各項要求，并單獨簽訂效勞協議。

　　3、住宿費用

　　住宿的費用應該非常好理解——值得注意的只是住宿費里面有些價錢是完全價錢，而有點是需求另外加收政府稅金的。對于會議而言，住宿費能夠是主要的開支之一。找專業的會展效勞商一般能獲得較好的折扣。

　　正常的住宿費除與酒店星級規范、房型等因素有關外，還與客房內開放的效勞項目有關——譬如客房內的長途通訊、洗換、迷你吧酒水、一次性換洗衣物、互聯網、生果提供等效勞是否開放有關。會議主辦方應清晰酒店應當關閉或者開放的效勞項目及范圍。

　　4、餐飲費用

　　會議的餐飲費用能夠很簡單，也能夠很復雜，這取決于會議議程需求及會議目的。

　　(1)、早餐

　　早餐一般是自助餐，當然也能夠采取圍桌式就餐，費用按人數計算即可(但考慮到會議就餐的特殊性及原材料的預備，所以預計就餐人數不得與實際就餐人數相差到15%，否則餐館有理由回絕按實際就餐人數結算——而改為按預定人數收取費用)

　　(2)、中餐及午飯

　　中餐及午飯根本屬于正餐，能夠采取人數核算——自助餐方式，按桌核算——圍桌式方式。若是主辦方希望酒水消費自行收購而非由餐館提供，餐館能夠會收取一定數量的效勞費用。

　　(3)、酒水及效勞費

　　一般，若是在高星級酒店餐廳就餐，餐廳是謝絕主辦方自行外帶酒水消費的，若是能夠外帶酒水消費，餐廳一般需求加收效勞費。在高星級酒店舉辦會議宴會，一般在根本消費水準的基礎上加收15%左右的效勞費。

　　(4)、會場茶歇

　　此項費用根本上是按人數核算的，核算時可提出不一樣時段茶歇的食物、飲料組合。承辦者奉告的茶歇價錢一般包含效勞人員費用，若是主辦方需求非程序效勞，能夠需求而外的核算。一般情況下，茶歇的種類可分為西式與中式兩種——西式根本上以咖啡、紅茶、西式點心、生果等為主，中式則以開水、綠茶或者花茶、果茶、生果、咖啡、生果及點心為主。

　　(5)、聯誼酒會/舞會

　　事實上，聯誼酒會/舞會的核算能夠比單獨的宴會復雜，宴會只要設定好餐標與規劃，核算很容易計算。但酒會/舞會的核算設計到場所與節目撐持，其核算能夠需求比較長的時間確認。

　　(6)、其他——點心、生果及調制色酒

　　5、視聽設備

　　除非在室外進行，否則視聽設備的費用一般能夠忽略。若是為了公共關系效果而不得不在室外進行，視聽設備的核算就比較復雜，包含：

　　●設備本身的租借費用，一般按天計算

　　●設備的運輸、安裝調試及控制技術人員撐持費用，可讓會展效勞商署理

　　●音源——主要是背景音樂及娛樂音樂選擇，主辦者可自帶，也可委托署理

　　6、演員及節目

　　一般能夠選定節目后按場次計算——核算金額一般與節目表演難度及參與人數正相關。在適宜地點若是有固定的演出，那核算就很簡單，與觀看表演的人數正相關——專場或包場除外。

　　7、雜費

　　雜費是指會展過程中一些暫時性組織產生的費用，包含打印、暫時運輸及裝卸、紀念品、模特與禮儀效勞、暫時道具、傳真及其他通訊、快遞效勞、暫時保健、翻譯與導游、暫時商務用車、匯兌等等。雜費的核算很難計劃，一般能夠在會務費用核算中增列不可預見費用作為機動處理。